紙とハンコの文化
せっかくホワイト企業だと思って入った会社なのに、ストレスで嫌いになりそうです。
先日、菅政権が誕生して、河野行政改革担当大臣が各省庁から
・ハンコ
・FAX
といったものを無くそうと動き出しました。
ようやっとこういったところにメスが入るのかと思う次第ですが、
しかしこのシステムは行政だけではなく、日本のあらゆる企業で根深く残っており、私の会社もそうです。
紙とハンコやFAXの文化は
・二度手間
・チェックに時間がかかり過ぎる
など、稟議を通すのに時間がかかるので、日本の企業は海外からは
「日本の企業と一緒に仕事したくても、契約に至るまでに時間がかかり過ぎる」
という理由で嫌われています。
時間をかければそれだけチェックが厳重になるという事ですが、しかしその時間をかけた分チャンスを得るタイミングを失う事にも繋がるわけです。
品質の良さが日本製品の良いところではありますが、しかし質よりも量やスピードの方が重視される場面だってあります。
面倒な雑務
しかし今の会社は
・日報を手書きで書け
・稟議はすべてハンコとFAXが必要
・受注伝票AとBなるものを金額によらず毎回紙で提出しろ
といった紙の雑務が元々多く、そして先日とうとう
卓上カレンダーが配られ「予定をそれに手書きで書け」
という謎の命令が下りました。私は
「Google CalendarやExcelで管理している」
と反論しましたが、
「ちゃんとやれているかを信じていないから、チェックする為にも卓上カレンダーに書いておけ」
と言うのです。
情報が剥き出しで記載されている卓上カレンダーを机の上に放置するのはセキュリティ上NGなのでは？
ITで出来る事はITでやればいいのに
このように、今の会社では昨年くらいから、こういった紙の雑務が増え出しました。
ITを駆使する会社なのに、ITに頼らず、未だにアナログに頼ろうとするのはいかがなものでしょう？
例えば緊急事態宣言でテレワーク期間中に社内稟議を提出したい場面がありました。
「自宅に社用のハンコもFAXもない」
事を伝えたら
「メールに添付でいい」
という返事が来ました。
ハンコもFAXも必要なく、社内の稟議を通す事が出来るじゃないか。
しかし緊急事態宣言解除して出社したらまた紙とハンコとFAXのシステムに戻りました。
こういう効率化出来る事や無駄は省くように会社に求めたのですが、
「事務員を1人雇えばみんなの手間も軽減する」
という意味不明な回答が返ってきました。
そういう事ではなくて、それそのものを無くせと言っているのに。
紙に印刷したものにハンコを押して稟議にかけても、やり直しになったらまた印刷するところからやり直すし、
FAXを送信した後「FAXが届いているか確認してください」なんて手間が発生するわけです。
どれだけ紙と時間を無駄にすれば気が済むのでしょうか。
ITの方が人間より
・速いし、
・正確だし、
・間違わないのに、
どうしてこうも紙とハンコの文化を辞められないのでしょう？
