外部見積りと内部見積り
仕事の引き合いが来たら、２種類の見積りを作る事があります。
外部向けと内部向けです。
外部向けの見積りはお客様に提出するもので、
「注文内容がこうだから、いくらかかります」
というものです。
内部向けの見積りは、社内の稟議を通すためのもので、例えば
「諸経費にいくら使い、プロジェクトに誰をどれくらいアサインするから、いくらかかります」
というものです、いわゆる予算です。
この外部見積りと内部見積りの金額の差額が会社の利益であり、この利益額、利益率がいくらになるから仕事を受注するかどうかという判断基準になるわけです。
いくら受注金額が高くても、会社に残る利益が多くなければ赤字になってしまいますから。
内部見積り作業
特に内部金額の算出については、かなりシビアに考える必要があります。
給料の高い人をプロジェクトに長い期間アサインしてしまうと、それだけで経費が跳ね上がってしまいます。
給料の低い人をプロジェクトにアサインしたくても、その人の能力が低くて成果を出せなければ意味がありません。
ですから、会社の人員の作業の空き状況を見ながら、適材適所に配置する必要があるのです。
しかし、シビアに考えすぎるのも良くはありません。例えば
「この作業は15分で出来るだろうか？30分で出来るだろうか？」
というのを考えるのに15分かけていては意味がありません、
見積りを考える時間もまた工数であり、人件費なのですから。
つまり素早く見積りを算出するために、シビアに考え過ぎない事も大事になります。前の会社では
「この作業は1時間で出来るだろうか？30分で出来るだろうか？」
という事を考えるのに何時間もかけて仕事をサボっている奴がいました。
ちゃんと考えなければいけない、だけど時間をかけ過ぎてはいけないというところが見積り作成の難しいところではあります。
無駄な見積り作業
金額が少ないプロジェクトになるほど、見積りはシビアになってきます。
1時間、30分、15分といった単位で赤字になるか黒字になるかという分かれ道になるからです。
ちょっとでも残業したら即赤字なんてプロジェクトもよくある話です。
しかしここでの工数をどれだけ細かくしたところで、
アサインする個人の単価が全員一緒では意味がありません。
給料が安い人も高い人も、誰をアサインしても同じ単価で計算しているのが、今のウチの会社の現状です。
これでは外部向けの見積りとは別で内部向けの見積りを作る意味がありません、
会社はその差額で儲けるのですから、その差額を算出するのが見積りという作業であるはずです。
例えば誰をアサインするかが未定だけど見積りを作らなければいけない場合は、平均値で計算したりする事はあります。
しかし誰をアサインするのか決まっているのに、それを計算式に入れないのでは、工数をどれだけ細かく計算したところで無駄な作業です。
古い社風が原因
どうしてこんな事になるのかというと、結局のところ紙とハンコの文化をやめられない古い社風のままからです。
社内の稟議を通すために社員のハンコを必要とする文化です。
稟議を出す時には、申請者が印刷した書類にハンコを押して提出し、認められれば承認されます。
しかし何らかの理由で承認されずに差し戻されたら、また印刷してハンコを押さなければいけません、紙も時間も無駄にします。
今は便利なシステムがたくさんあるのですから、
例えば個人の単価と計算式、経費の金額の一覧さえセットしておけば、誰にどれくらいの時間をアサインするかをセットしただけで、いくらになるのか簡単に算出出来るはずです。
さらに勤怠管理と連動させれば、社員に勤怠と工数を入力してもらうだけで、あとで予算と結果の差分を比べる事が容易です。
途中で予定や予算に変更が発生しても、紙ではなくデータで管理しておけば修正も容易です。
世の中に溢れているそういった便利なものを使う事もまた見積り作成作業の工数削減に役立ちますし、人為的なミスも減らせます。
しかしそういったものに目を向けないで、昔ながらのやり方から脱却出来ない昭和脳な会社は、いつまでたっても工数削減なんて出来ないのです。
